Produtividade e motivação estão diretamente relacionadas à organização do escritório. Isso se aplica tanto para um escritório com diversos colaboradores, como uma multinacional, por exemplo, até mesmo um home office.
Por isso, aprender dicas e técnicas para facilitar e manter a organização do escritório em dia é fundamental para o desenvolvimento das atividades e para um dia a dia mais produtivo e agradável.
Pensando nisso, trouxemos nesse post dicas simples e certeiras que vão te ajudar a deixar o escritório impecável. Acompanhe:
Qual é a importância da organização do escritório?
Produtividade
Diversos estudos comprovam que um dos fatores que mais atrapalha a produtividade no ambiente de trabalho é a bagunça e a desorganização.
Isso porque nosso cérebro é altamente visual absorvendo toda a informação que está ao redor. Nesse sentido, quanto mais informação a ser processada, mais esforço mental será necessário e com isso a energia que deveria ser gasta para realização das atividades acaba sendo desviada para absorver a gama de informações que existe no ambiente.
O contrário também é verdadeiro. Um ambiente organizado e limpo estimula o cérebro a manter o foco e a concentração, já que ele não precisa dispensar energia em coisas “perdidas” em meio ao escritório.
Mais motivação, menos estresse
Um ambiente organizado interfere ainda na motivação dos trabalhadores. Essa relação também é simples de entender, já que o cérebro não precisa dar conta de processar todo o acúmulo de informação visual que um ambiente desorganizado exige.
Isso consequentemente gera menos estresse e mais motivação.
Melhor aproveitamento de tempo
Só quem já perdeu horas procurando alguma coisa, sabe a falta que faz um ambiente organizado, ainda mais quando se trata do escritório.
O tempo organizacional é precioso e perdê-lo na busca por objetos desaparecidos é a pior coisa que pode acontecer em uma empresa.
Por isso, manter a organização do escritório em dia também te ajuda a usufruir melhor do tempo.
Documentos e arquivos protegidos
Quer mais um bom motivo para investir na organização do escritório? Então tá, anota aí: segurança de documentos e arquivos importantes.
Em um escritório desorganizado é muito fácil perder arquivos e, dependendo do caso, isso pode causar uma imensa dor de cabeça, especialmente quando se trata de documentos jurídicos e fiscais.
Mas com um simples trabalho de organização de escritório esse risco desaparece e os documentos da empresa ficam a salvos e protegidos.
Como organizar o escritório?
Verticalize o espaço
Uma das regrinhas de ouro para manter o escritório mais organizado e, de quebra, mais bonito e funcional também, é verticalizando o espaço.
Isso significa apostar no uso de nichos e prateleiras para organizar e manter pastas, arquivos e caixas.
Dessa forma, além de manter tudo no lugar, você ainda ganha espaço livre de circulação, fazendo com que o escritório pareça maior e mais arejado.
Digitalize documentos
O escritório está cheio de papéis por todos os lados? Então chegou a hora de digitalizar ao máximo tudo o que puder.
Mantenha os documentos que precisam de cópias físicas salvos e protegidos em pastas e caixas. Já aqueles que podem ser substituídos por versões digitais, nem pense duas vezes e mande tudo para “nuvem”.
No entanto, aqui vale mais uma dica: cuidado para os arquivos digitais não ficarem tão bagunçados quanto estavam na versão física.
A organização no mundo online também é necessária, senão tudo se perde novamente.
Separe e crie categorias
Tire um dia para organizar o escritório por inteiro. Se for muita coisa, convoque mais de um funcionário para ajudar.
Nesse dia, separe e categorize tudo o que encontrar, desde materiais de uso coletivo até documentos importantes.
Vá separando tudo e, ao final, crie categorias e mantenha tudo reunido de acordo com a categoria a qual pertence.
Dessa forma fica muito mais fácil encontrar aquilo que precisa sem precisar passar um dia inteiro procurando.
Livre de excessos
Aproveite o momento da faxina geral para se livrar de tudo aquilo que está em excesso ou sem uso dentro do escritório.
Avalie friamente há quanto tempo cada item não é utilizado. Aqueles que são utilizados frequentemente (todos os dias ou ao menos uma vez por semana) devem ser deixados em local de fácil acesso.
Já aqueles usados remotamente, a cada mês ou bimestre, por exemplo, podem ser arquivados em locais mais isolados.
Entretanto, aquilo que nunca é usado deve ser eliminado, seja por meio do lixo comum, incineração ou reciclagem.
Limpeza periódica
De tempos em tempos volte a fazer essa faxina básica no escritório. Não deixe que o caos retorne ao ambiente, ok?
Essa periodicidade vai depender do tanto que sua empresa gera de informação e documento. Mas, de modo geral, caso a organização seja mantida ao máximo possível, recomenda-se uma limpeza geral a cada seis meses, mais ou menos
Cuidado com a poluição visual
Evite a todo custo deixar o escritório carregado visualmente, seja com itens de decoração, seja com excesso de itens, como documentos e arquivos.
O ideal é adotar uma estética minimalista para manter a organização do escritório em dia. Priorize o mínimo de objetos, digitalize o máximo que puder e mantenha a ordem e a categorização dos arquivos.
Conte com a colaboração de todos
Por fim, mas ainda super importante: conte com a colaboração de todos os que trabalham e prestam serviço ao escritório.
Explique a importância de manter a organização e como ela afeta positivamente na produtividade e motivação dos funcionários.
Dê sugestões de como cada colaborador pode contribuir com a organização do escritório, mantendo, por exemplo, a própria mesa em ordem depois de um dia de trabalho.
Organização de mesa de escritório: 3 dicas fundamentais
A organização do escritório começa em um dos elementos mais importantes desse espaço: a mesa de cada funcionário.
Por isso, veja a seguir três dicas fundamentais para cada colaborador seguir e fazer a sua parte pela organização do escritório.
Apenas o necessário
A mesa de trabalho pode ser vista como uma ferramenta que auxilia na execução das tarefas. Por conta disso, ela deve ser prática e funcional.
Isso significa manter espaço livre para acomodar os objetos do dia a dia sem correr o risco de se sentir sufocado em meio a tantos objetos.
Sobre a mesa de trabalho devem estar apenas aquilo que é fundamental para a execução do trabalho, como papéis, caneta e o aparelho celular, se for o caso.
Objetos decorativos até podem entrar na organização da mesa de escritório, mas apenas se eles não atrapalharem na rotina diária de trabalho.
Troque papéis por aplicativos
Experimente trocar papéis, como agendas e blocos de anotações, por aplicativos que cumprem essa mesma função.
Dessa forma você consegue deixar o espaço de trabalho mais “limpo” e respirável sem perder em nada na produtividade.
Existem diversos aplicativos que, inclusive, podem ser compartilhados com os colegas de equipe, de modo que todos estejam integrados na execução e agenda de atividades do escritório.
Antes de sair, organize
Acabou o expediente? Então é hora de fazer a organização da mesa de escritório. Recolha e guarde os documentos necessários, retire o lixo, leve copos e xicaras para cozinha, tampe e guarde as canetas e o que mais for necessário para deixar a mesa em ordem.
Você vai se sentir muito mais motivado para começar o dia seguinte.
Checklist de materiais para organização de escritório
Alguns materiais são indispensáveis para manter a organização de escritório. Veja a seguir os principais deles:
Etiquetas
Nada como contar com a ajuda das boas e velhas etiquetas para categorizar e organizar caixas e pastas.
Elas são baratas, fáceis de encontrar e disponíveis em diversos tamanhos, cores e formatos ajudando na padronização dos documentos do escritório.
Caixas e pastas organizadoras
Outro material para organização de escritório que não pode faltar são as caixas e pastas organizadoras.
Elas podem ser colocadas sobre os nichos e estantes, ajudando a separar arquivos e documentos por categorias.
Porta canetas
Pode não parecer, mas um porta canetas é extremamente útil na organização da mesa de escritório. Ele mantem tudo no lugar e acessível para quando você precisar.
Hoje em dia existem vários modelos que, inclusive, podem combinar perfeitamente com a decoração do escritório.
Armários
Os armários, principalmente os aéreos com nichos embutidos, são ótimos para organizar itens de pouco uso no dia a dia, mas que mesmo assim precisam ser mantidos no local.
Eles ajudam a trazer uma atmosfera mais clean para o ambiente e, com isso, valorizar todo o escritório, tanto do ponto de vista estético, quanto funcional.
Mural
Sabe outro material muito útil na organização de escritório? É o mural ou quadro de planejamentos. Esse elemento auxilia gestores na comunicação com a equipe, além de favorecer a organização, evitando recadinhos em pequenos pedaços de papel, por exemplo.
Aplicativos
Os aplicativos para smartphones não são necessariamente um material para organização de escritório, mas é como se fossem.
A tecnologia vem de encontro a organização e produtividade, sendo, portanto, ótima aliada da gestão de escritórios.
É possível eleger um aplicativo de uso comum para toda a equipe e, assim, substituir uma enorme quantidade de papel.
E, então, qual dessas dicas de organização de escritório você já vai colocar em prática hoje mesmo?
