Como organizar documentos: confira dicas essenciais

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Você conseguiria encontrar seus documentos no escuro e ainda de olhos fechados? Não? Então está mais do que na hora de aprender como organizar seus documentos.

Talvez você nunca tenha parado para pensar na importância que uma organização desse tipo pode fazer na sua vida. Mas ela faz. Com os documentos organizados, você economiza tempo (já que não vai precisar passar horas procurando um papel), espaço (porque você concentra tudo num lugar só) e até mesmo dinheiro. Isso mesmo!

Sabia que documentos perdidos ou mal conservados podem te fazer gastar com taxas, segundas vias e até multas?

Pois é! Bora então dar um chega pra lá nessa bagunça e aprender como organizar os documentos de forma simples, prática e eficaz, acompanhe:

Como organizar documentos: dicas essenciais

Vasculhe toda a casa

A primeira fase da organização dos documentos é vasculhar toda a casa em busca de papéis, comprovantes, boletos e o que mais achar pela frente. Não jogue nada fora por enquanto, apenas recolha. 

Selecione, guarde e exclua

Em seguida, encontre um lugar tranquilo e tire um tempo só para analisar cada um dos papéis que você tem em casa. Olhe com calma cada um desses papéis e comece a separá-los por categorias como, por exemplo, contas pagas, contas a pagar, documentos pessoais, documentos da casa, documentos do carro e por aí vai.

Papéis como anúncios publicitários, convites e folders, por exemplo, podem ser jogados fora sem medo. Assim você já elimina uma boa parte da pilha. 

Providencie pastas (e etiquetas)

Depois de tudo separadinho providencie pastas e etiquetas para facilitar a visualização dos documentos e agilizar a busca por documentos específicos.

Tenha pastas etiquetadas para cada coisa: contas a pagar, contas pagas, documentos pessoais, seguros, comprovantes de pagamento, manuais, notas fiscais e garantias.

Lembrando que hoje em dia é possível encontrar manuais de diversos aparelhos eletrônicos pela internet. Portanto, você não precisa guardar todos eles. Mas atenção a um detalhe: se for descartar o manual, certifique-se que tenha guardado a nota fiscal do produto, ok? São duas coisas distintas.

Para cada pessoa, uma pasta

Também é importante que cada pessoa da casa tenha sua própria pasta. Nela, organize os documentos pessoais de cada um, como RG, CPF, título de eleitor, carteira de trabalho, carteira de vacinação, passaporte, certificados e diplomas, holerites e exames médicos. 

Digitalize

Outra forma de otimizar a organização dos documentos é optando pela digitalização dos papeis. Hoje em dia existem aplicativos que permitem fotografar os documentos e, em seguida, convertê-los em PDF, facilitando a visualização e o envio para outras pessoas caso seja necessário. Um bom exemplo de aplicativos desse tipo é o CamScanner.

Você também pode optar por receber contas e boletos por email, reduzindo drasticamente a pilha de papéis. Nesse caso, lembre-se de criar pastas no computador e salvar cada documento no local especifico.

Uma vantagem de digitalizar documentos importantes é que você pode atribuir senha para cada um deles, mantendo-os mais seguros do que aqueles impressos que qualquer pessoa pode ter acesso.

Etapas da organização dos documentos

Existem, basicamente, quatro categorias de organização dos documentos. São elas:  caixa de entrada, arquivo ativo, arquivo morto e arquivo permanente. Entenda a seguir cada uma delas e saiba como utilizá-las no seu dia a dia:

Caixa de entrada

A caixa de entrada é o local onde você vai colocar os papéis que acabou de receber. Isso evita que eles se espalhem pela casa. Portanto, aquela multa que acabou de chegar, o boleto do carro e a conta de água devem ir direto para a caixa de entrada.

Mas não é para deixar os papéis mofando na caixa, ok? Faça a triagem periodicamente e destine cada documento para o seu respectivo lugar.

A caixa de entrada pode ser uma caixinha simples de papelão ou mesmo aquelas caixas de correspondência com dois andares vendidas em papelaria. O importante mesmo é que ela fique em um local de fácil acesso.

Arquivo ativo

O arquivo ativo é tudo aquilo relacionado ao último ano e ao ano atual, incluindo contas pagas, notas fiscais e manuais.

Ou seja, tudo o que você provavelmente poderá precisar e que por isso deve estar armazenado a fácil acesso.

O arquivo ativo pode ser feito em pastas com divisórias etiquetadas.

Arquivo morto

O arquivo morto é o local para guardar comprovantes de pagamentos de anos anteriores, ou seja, tudo que já foi pago e não pertence ao ano em questão.

Para reduzir a papelada uma boa dica é optar por guardar apenas a quitação anual de débitos. Por lei, todas as empresas prestadoras de serviço, como as de luz, água e telefonia devem enviar aos seus clientes até o mês de maio um comprovante que confirme o pagamento de todos os débitos do ano anterior. Ou seja, doze papéis a menos para você guardar.

Arquivo permanente

O arquivo permanente é o que não pode ser jogado fora. Nunca, jamais! É o caso de escrituras de imóveis, de testamentos, carnês de INSS, certidões (nascimento, casamento, óbito, entre outras).

Crie uma pasta só para essa categoria especifica de documentos. Para facilitar a visualização, você ainda pode criar subcategorias como “casa”, “carro” e “pessoais”, por exemplo.

Por quanto tempo guardar documentos?

Você já entendeu toda a dinâmica da organização dos documentos, mas como saber o que deve ser guardado e o que pode ser jogado fora? E sobre isso que vamos falar agora, acompanhe:

1 mês

Guarde pelo período de um mês:

  • Recibos de compras;
  • Comprovantes de depósito;

1 ano

Mantenha em seu arquivo pelo período de um ano os seguintes documentos:

  • Extratos bancários;
  • Extratos de cartão de crédito;
  • Apólices de seguro de vida, de carro, de residência (desde que elas tenham validade de apenas um ano);
  • Exames de saúde. Após seis meses a maioria dos exames perde a validade e, por isso, muito provavelmente seu médico pedirá novos exames, mas vale a pena guardar para o caso de algum tratamento contínuo ou para o simples efeito de comparação. Para o caso de tratamentos contínuos, a recomendação é manter os exames guardados pelo tempo que durar o tratamento.

5 anos

Os documentos que devem ser guardados pelo prazo de cinco anos são:

  • Tributos como Imposto de Renda, IPTU e IPVA;
  • Contas de água, luz, telefone e gás;
  • Comprovante do pagamento de aluguel;
  • Comprovante de pagamento de condomínio;
  • Comprovante de pagamento de mensalidade escolar;
  • Comprovante de pagamento de cartão de crédito;
  • Comprovantes eleitorais;
  • Holerites e contracheques;
  • Recibos de assistência médica e convênio saúde;
  • Recibos de profissionais liberais como contador, arquiteto e advogado, por exemplo.

Por toda a vida

Os documentos que você jamais deve jogar fora são:

  • Documentos pessoais (RG, CPF, título de eleitor, carteira de trabalho, passaporte, certidão reservista);
  • Escritura da casa e contratos de compra e venda;
  • Documento de compra e venda do carro (pelo tempo em que permanecer com o bem);
  • Notas fiscais e manuais devem ser guardados até que você se desfaça do bem;
  • Carnês de INSS.

Mantenha a organização

Nada mais óbvio do que depois de todo esse trabalho para organizar os documentos você mantenha essa organização. Para isso, separamos também algumas dicas, confira:

  • Descarte todas as correspondências que são irrelevantes e que vão ficar apenas ocupando espaço.
  • Sempre que receber algo novo crie a disciplina de encaminhar diretamente para a caixa de entrada. E depois de mandar tudo para lá, arquive os papéis em suas respectivas pastas.
  • Anualmente faça uma revisão nos papéis que estão arquivados e o que puder ser jogado fora, jogue. Isso evita o acúmulo de novos documentos.
  • Sempre que puder, opte pela digitalização dos documentos. Da mesma maneira comece a optar pelo recebimento eletrônico de correspondências e boletos, como de luz, telefone, tv a cabo, fatura de cartão de crédito, entre outros.

Agora é só sacudir a preguiça e começar a tarefa de organizar os documentos. Vamos lá?